A legtöbb vállalatnál a belső beszerzési igények kaotikusak: egy gyors e-mail a vezetőnek, egy chat-üzenet az irodavezetőnek, vagy egy vázlatos lista a szükséges eszközökről. Az adatok strukturálatlanok, a beszállítók versenyeztetése pedig lassú, manuális folyamat, ahol az ajánlatok összehasonlítása (ár, szállítási idő, műszaki tartalom) rengeteg adminisztrációval jár.
Az Alexis intelligens beszerzés automatizálja a teljes procurement folyamatot a szabad szöveges igénytől a legoptimálisabb ajánlat kiválasztásáig.
A kiindulási helyzet: strukturálatlan beszerzési igények
Képzeljük el ezt a beszerzési kérést:
„A kettes gyártósoron a jövő havi nagyrevízióhoz szükségünk lesz 4 darab Siemens kompatibilis frekvenciaváltóra, 20 méter nagy nyomású hidraulika tömlőre (¾ colos), és 5 készlet tömítőgyűrűre. Ezen kívül az üzemcsarnok világítását is korszerűsíteni kell: kérjünk be ajánlatot 50 darab ipari LED-panelre, és kellene 2 darab önjáró ollós emelő bérlése is a szerelés idejére, kb. 5 napra április elején. A cél, hogy a karbantartási büdzsén belül maradjunk, ami erre a projektre 12 millió forint. Sürgős, mert a revízió április 5-én startol!”
A kihívás: A szabad szöveges igényt manuálisan kell specifikációvá alakítani, kikeresni a beszállítókat, egyenként megírni az e-maileket, majd a visszaérkező eltérő formátumú (pdf, Excel, e-mail stb.) ajánlatokat manuálisan összehasonlítani. A feladat komplexitását növeli, hogy sokszor különböző beszállítói körökkel (pl. villamossági szakkereskedővel, gépkölcsönzővel stb.) kell felvenni a kapcsolatot.
A megoldás: AI-alapú beszerzési asszisztens
Az Alexis értelmezi a beszerzési szándékot és automatizálja a kommunikációt.
A folyamat mérföldkövei:
1. Strukturált adatok generálása szabad szövegből:
A beszerzésért felelős kolléga csak bemásolja a kapott természetes nyelvű üzenetet, az AI pedig:
- Felismeri a termékeket: Automatikusan listába szedi a tételeket (pl. LED-panel, frekvenciaváltó stb.).
- Kinyeri a feltételeket: Rögzíti a határidőket és a speciális elvárásokat.
Eredmény: Nem e-mailből dolgozunk, hanem strukturált terméklistából.
2. Automatizált ajánlatkérés és beszállítói portál:
A rendszer a strukturált adatok alapján generál egy professzionális ajánlatkérő e-mailt, amit a beszerző egyszerre tud kiküldeni az előre rögzített beszállítóknak.
- Személyre szabott linkek: Minden beszállító egy egyedi linket kap. Nem kell válasz e-mailt írniuk, az ajánlatukat közvetlenül, pdf formátumban tölthetik fel a rendszerbe.
- Valós idejű státuszkövetés: A beszerző azonnal látja a dashboardon, melyik partner küldte már el az ajánlatát, és ki az, aki még nem reagált.
Eredmény: Átláthatóbb kommunikáció, visszakövethető státusz.
3. „Chat with quotations” – intelligens ajánlat-összehasonlítás:
Amint az ajánlatok befutottak, az AI elemzi a pdf-ek tartalmát.
- Különböző formátumok kezelése: Az eltérő formátumú ajánlatokból automatikusan kinyeri és strukturálja a kulcsadatokat (ár, szállítási határidő, műszaki paraméterek).
- Interaktív elemzés: A beszerzőnek nem kell három monitoron három fájlt néznie. Egyszerűen megkéri a rendszert: „Hasonlítsd össze az ajánlatokat táblázatban, emeld ki az árakat és a szállítási időt!”
- Döntéstámogatás: Az AI azonnal jelzi, ha például a legolcsóbb ajánlat nem tartható a kért határidővel, így a vezető valódi üzleti érvek alapján választhat.
Eredmény: Kevesebb hiba, gyorsabb és megalapozottabb beszerzési döntések.
Stratégiai előnyök: miért az Alexis beszerzési automatizációja?
- Jelentős, akár 70-80%-os időmegtakarítás: Az adminisztráció (e-mailezés, táblázatkezelés, adatrögzítés) helyett csak a jóváhagyásra kell figyelni.
- Objektív döntések: Az AI elfogulatlanul emeli ki a különbségeket, elkerülve az emberi figyelmetlenségből eredő hibákat.
- Átláthatóság és kontroll: Az egész beszerzési folyamat digitálisan nyomon követhető és visszakereshető.
- Alacsony belépési küszöb: Nincs szükség hosszadalmas oktatásra, a rendszer természetes nyelven, „emberi” módon kommunikál a felhasználóval.
- Skálázhatóság: Nagy mennyiségű beszállítói ajánlat kezelésére is alkalmas, emberi erőforrás-bővítés nélkül.
Szeretnéd látni, hogyan válik a strukturálatlan igényből tűpontos beszerzési döntés? Szívesen megmutatjuk az Alexis beszerzési demóját egy 15 perces konzultáció keretében.