A pénzügyi adminisztráció egyik legnagyobb időigényű területe a számlafeldolgozás. Napi több tucat, nagyobb szervezeteknél akár több száz számla érkezik be különböző csatornákon, eltérő formátumban, eltérő struktúrában. A manuális terhelést tovább növeli a különböző pénzügyi dokumentumok – számla, megrendelő, teljesítési igazolás – párosítása. Az esetleges hibás adatrögzítés pedig pénzügyi kockázatokkal is járhat (pl. duplikált fizetés, késedelmes teljesítés).
Célunk egy olyan automatizált rendszer kialakítása volt, amely felismeri és összepárosítja a pénzügyi dokumentumokat, valamint kinyeri a kulcsadatokat – jelentősen csökkentve a feldolgozási időt.
A kiindulási helyzet: manuális, széttöredezett folyamat
Sok szervezetnél a számlafeldolgozás teljes mértékben manuálisan történik. A kihívást a volumen mellett (akár napi több száz beérkező számla) a dokumentumok változatossága jelenti: kézzel írt számlák, különböző online számlázó rendszerekből generált PDF-ek, postai úton beérkező, beszkennelt számlák, eltérő elrendezések.
A pénzügyi csapatnak ráadásul jellemzően manuálisan kell összevadásznia a kapcsolódó megrendelőket és teljesítési igazolásokat (TIG) is.
Mindez jelentős adminisztrációs terhelést, hibalehetőséget és lassú feldolgozást eredményez.
A megoldás: AI-alapú számlafeldolgozó folyamat
Az Alexis platformra épülő megoldásunk nem csupán digitális irattár, hanem egy Mendix low-code alapú, intelligens asszisztens, amely “érti” a számlák és a hozzájuk kapcsolódó üzleti dokumentumok tartalmát.
A számlakezelési automatizáció keretében a dokumentumok több AI-rétegen keresztül kerülnek feldolgozásra. Ennek három fő lépése:
1️. Dokumentumtípus felismerés (classification)
A rendszer meghatározza a dokumentum típusát:
- számla
- teljesítésigazolás
- megrendelő
Ez nem fix formátumhoz kötött: a rendszer tanítható, és különböző struktúrákat képes felismerni.
2. Strukturált adatkinyerés (content understanding)
A rendszer képes kinyerni a kulcsadatokat, többek között:
- számlaszám
- teljesítés dátuma
- számla kelte
- nettó/bruttó összeg
- áfa
- eladó
- vevő
- adószám
- bankszámla adatok
A dokumentum tartalma strukturált adatként kerül be a rendszerbe. Fontos, hogy nem sablonalapú OCR-ről van szó, hanem AI-alapú tartalomértelmezésről, amely képes eltérő formátumok kezelésére.
3. Automatikus párosítás (matching)
A rendszer nemcsak kiolvassa az adatokat, hanem össze is párosítja az összetartozó dokumentumokat (megrendelő – TIG – számla).
A párosítás több paraméter alapján történik, például összeg, dátum, eladó, vevő, adószám.
A rendszer jelzi, ha:
- egy számlához nem tartozik megrendelő,
- csak teljesítésigazolás érkezett, számla még nem,
- eltérés van az összegekben.
Az eredmény:
- 90%-kal kevesebb manuális rögzítés: A pénzügyi csapatnak már nem gépelnie kell, hanem ellenőriznie az AI által előkészített adatokat.
- Biztonságos kifizetések: Megszűnt a „TIG nélküli” kifizetés lehetősége; minden forint mögött ott a validált megrendelői háttér.
- Átláthatóság: Az automatizált rendszer a riportolást is nagyban megkönnyíti.
- Audit-kész állapot: Egy esetleges ellenőrzésnél a rendszerből könnyedén kiexportálható a teljes dokumentum-láncolat (megrendelő + TIG + számla).
Integráció a meglévő pénzügyi rendszerrel
A Mendix low-code technológia nagy előnye, hogy a legelterjedtebb rendszerekhez könnyen integrálható, így a feldolgozott adatok automatikusan átadhatók a vállalatirányítási rendszernek (pl. SAP, Microsoft Dynamics).
A számlafeldolgozás illeszkedik a meglévő pénzügyi workflow-ba és támogatja a további könyvelési és riportálási folyamatokat.
Mit jelent ez pénzügyi vezetői szemmel?
- Kevesebb manuális adatbevitel
- Gyorsabb számlafeldolgozás
- Strukturált, egységes adat
- Csökkenő hibaarány
- Jobb ellenőrizhetőség
- Gyorsabb könyvelési előkészítés
- Átláthatóbb pénzügyi dokumentumáramlás
Napi 100–150 számla esetén számlánként néhány perc megtakarítás éves szinten akár egy teljes munkaidős kapacitás felszabadítását jelentheti.
Az AI természetesen nem helyettesíti a pénzügyi kontrollt – de jelentősen felgyorsítja és strukturáltabbá teszi azt.
Ha kíváncsi vagy, hogyan spórolhatnád meg csapatod heti adminisztrációs idejének jelentős részét az automatikus számlafeldolgozással, szívesen bemutatjuk megoldásunkat egy rövid, személyre szabott konzultáció keretében.