Ha egy szervezet növekszik, a szabadságok kezelése és jelenlét adminisztrációja gyorsan komplex HR-feladattá válik. Különböző szabadságtípusok, home office szabályok, túlórák, csúsztatások, ünnepnapok, jelenléti ívek – mindez gyakran több rendszerben, Excelben vagy manuálisan vezetve.
Hogyan lehet transzparenssé és hibamentessé tenni a szabadságok és hibrid munkavégzés kezelését anélkül, hogy az adminisztráció felemésztené a csapat idejét? A célunk egy olyan HR rendszer kialakítása volt, amely automatizálja a szabadság- és jelenlétkezelést, követi a munkatörvénykönyv, valamint a cég egyedi szabályozási logikáját, és közvetlenül támogatja a bérszámfejtést.
A kiindulási helyzet: manuális adminisztráció és párhuzamos rendszerek
Sok vállalatnál a szabadságigénylés és a home office koordinálása még mindig szigetszerűen működik:
- Az igénylések e-mailekben, chat üzenetekben vagy papíron érkeznek.
- A vezetőnek nincs valós idejű képe arról, hogy egy adott napon a csapat hány százaléka elérhető.
- A hibrid munkavégzés (home office) követése és a keretszámok betartatása manuális, ami sok hibalehetőséget rejt magában.
- A HR csapat hónap végén értékes órákat tölt az adatok összefésülésével a bérszámfejtés számára.
A megoldás: moduláris, munkajogi logikára épülő HR rendszer
A cél nem egy egyszerű „szabadságkérő app” volt: a Mendix low-code technológiájára alapozva egy olyan HR-központot építettünk, amely leköveti a magyarországi munkajogi előírásokat és kezeli a vállalat egyedi szabályrendszerét. Így a platform automatizálja a számításokat és csökkenti a hibalehetőséget.
A rendszer három fő területet fed le:
1. Munkatörvénykönyv-alapú szabadságkezelés:
A rendszer implementálja a magyar munkajogi szabályozás logikáját:
- alapszabadság számítás
- életkor szerinti pótszabadság
- gyermek után járó pótszabadság
- egyéb pótszabadság
- betegszabadság (éves 15 nap kezelése)
- előző évről áthozott szabadság kezelése
- különböző távolléttípusok lefedése
Eredmény: A HR-nek nem kell manuálisan kalkulálnia, a rendszer konzisztensen és szabályosan számol.
2. Egyedi home office szabályok kezelése:
Az egyes szervezetek egyedi, hibrid munkavégzéshez kapcsolódó logikáját is képes kezelni a rendszer. Például: hetente maximum egy home office kérhető, egymást követő napokra, illetve meghatározott napokra nem eshet a home office stb. Szabályszegés esetén a rendszer figyelmeztetést küld, ami megfelelő jogosultsággal felülírható.
Eredmény: A HR-nek csak a szabályok kialakításával kell foglalkoznia, azok betartásáról a rendszer automatikusan gondoskodik, miközben a kivételek kezelésére is lehetőség van.
3. Munkaidő-integráció és túlórakezelés:
A rendszer integrálható a meglévő projekt- és munkaidő-rögzítő rendszerrel.
Ennek eredményeként:
- automatikusan lehúzhatók a munkaidő-adatok,
- látható, ki milyen projekten dolgozott,
- ellenőrizhető a heti óraszám,
- kezelhető az elrendelt túlmunka,
- kezelhetőek a csúsztatások.
Eredmény: A HR és a vezetők valós, strukturált adat alapján dolgoznak.
Mit nyújt az integrált szabadság- és jelenlétkezelő rendszer?
Magyar naptár kezelése: A magyar munkanaptár sajátosságait külső API kezeli, így a piros betűs ünnepek és áthelyezett munkanapok automatikusan beépülnek.
Szabadság-, home office igénylés: A munkavállaló egy intuitív felületen látja a saját egyenlegét, és néhány kattintással benyújthatja szabadság, illetve home office igényét. A rendszer azonnal jelzi, ha az igény túllépi a keretet.
Jóváhagyás: A közvetlen vezető azonnal értesítést kap, és egyetlen gombnyomással jóváhagyhatja az igényt, amely rögtön frissíti a központi naptárat.
Jelenléti ív generálása: A rendszer integrálható a meglévő munkaidő-rögzítő és projektkövető megoldásokkal, így a jelenléti ív automatikusan, valós adatok alapján állítható elő. A rögzített munkaórák mellett figyelembe veszi a szabadságokat, betegszabadságokat, ünnepnapokat, áthelyezett munkanapokat és egyéb távolléteket is – biztosítva a pontos és konzisztens elszámolást a bérszámfejtés számára.
Outlook naptár integráció: A jóváhagyott szabadság automatikusan bekerül a központi Outlook naptárba, a kétirányú szinkronizálásnak köszönhetően törlés esetén onnan is eltávolításra kerül. Így csapat szinten átláthatóvá válnak a távollétek.
Integrációk: A rendszer igény esetén a munkaidő-rögzítő, projektkezelő rendszer mellett a bérszámfejtő platformmal is integrálható.
A rendszer nem kiváltja a HR-t, hanem jelentősen csökkenti az adminisztratív terhelést és megteremti a vezetői kontrollt. Így a csapat a valódi értékteremtésre (pl. a munkavállalók fejlesztésére és a szervezeti kultúrára) koncentrálhat.
Ha kíváncsi vagy, hogyan alakítható ki hasonló HR-modul a te szervezetedben is, szívesen bemutatjuk egy rövid, személyre szabott konzultáció keretében.