A technológia gyors ütemű fejlődésével és az üzleti igények folyamatos változásával párhuzamosan a munkaerő ellátás is kritikussá válik. Korábbi cikkünkben már feltártuk, hogy 2022-ben a vállalatok több mint 80%-a döntött külső erőforrás bevonása mellett annak érdekében, hogy kiküszöböljék a munkaerőhiányt. Ez egyre népszerűbb megoldás arra, hogy egy cég gyorsan és hatékonyan reagálhasson a változó üzleti környezetre, ugyanakkor új kihívásokat vet fel, különösen az integráció terén.
De melyek ezek a kihívások, hogyan tudjuk könnyedén megugrani azokat, és mi kell a sikeres munkaerő-közvetítéshez?
Milyen nehézségek merülhetnek fel a munkaerő-közvetítés során?
Gyakori, hogy a cég víziója, céljai nem világosak a külső erőforrás számára, mert azok nincsenek konzekvensen kommunikálva. A transzparencia alapvető annak érdekében, hogy a csapat megfelelően működjön, és átlássa, hogy milyen feladatot miért végez el, arról nem is beszélve, hogy az információ megosztás hiánya komoly félreértésekhez vezethet.
Nehézséget jelenthet az is, ha a munkakultúra, az értékek eltérnek attól, amihez a külső szakember hozzászokott. Olyankor szembesülhetünk hasonló problémával, amikor a munkaerő külföldről érkezik vagy túl nagy a korkülönbség a csapattagok között. Az integráció során éppen ezért figyelembe kell venni a különbségeket, és meg kell találni azokat a módszereket, melyekkel elősegíthetjük az alkalmazkodást.
Előfordulhat, hogy a közvetített szakember a projekt befejeztével továbbáll, ami megnehezíti a tehetségek megtartását. Nézzük meg, hogy milyen eszközökkel és lépésekkel érhetjük el, hogy a külső erőforrásunk akár hosszú távon nálunk maradjon, és a projektmunka is hatékonyan működjön.
Az integráció kulcselemei, avagy hogyan ugorjuk meg a kihívásokat
Célok és információk megosztása – kommunikáció és átláthatóság
A sikeres integrációhoz elengedhetetlen, hogy a külső és belső erőforrások egyaránt megértsék az üzleti és projekt-specifikus célokat és valamilyen módon kapcsolódjanak is hozzá. Kiváló eszköz lehet például egy együttműködést támogató online ökoszisztéma, ahol a projektben érdekelt felek folyamatosan kommunikálhatnak egymással, és ami hozzáférést biztosít a közös információkhoz. A célok egyértelműsítése mellett célszerű az elvárásokat is tisztázni, ami magában foglalja a várható eredmények, KPI-ok részletes meghatározását, és azt, hogy kinek milyen szerepe van ebben a folyamatban. Ezek mind segítik a csapatokat egy irányba mozgatni, minimalizálják a félreértéseket, és biztosítják, hogy mindenki egyetértésben legyen a víziókkal és a szerepekkel.
A Stylers Groip -náél negyedévente tartunk meetinget, ahol a kollégáknak lehetőségük van meghallgatni az elért és a megvalósítandó céljainkat, a tervezett kulcsértékeket, teljesítményünket, valamint feltehetik kérdéseiket is.
Proaktív kommunikáció
Az otthoni vagy távoli munkavégzés erőteljes jelenléte mellett a rendszeres személyes találkozókra is érdemes hangsúlyt fektetni, ami segít a csapatkohézió kiépítésében, az együttműködés ösztönzésében. Ez egy ideális fórum arra, hogy a kérdések azonnal megválaszolásra kerüljenek, a félreértések pedig tisztázásra. A személyes jelenlét teljesen más dinamikát ad, mint egy online meeting, ugyanakkor apró lépésekkel is elősegíthetjük a virtuális megbeszélések hatékonyságát, például azzal, ha mindenkit megkérünk, hogy kapcsolja be a kamerát. Ez segít abban, hogy a csapattagok végig fókuszáltak maradjanak.
A rendszeres találkozók lehetőséget teremtenek a személyes kapcsolatok építésére és a közvetlen kommunikációra. Segítik a csapatokat az együttműködés ösztönzésében, az elvárások egyértelműsítésében és a kérdések azonnali megválaszolásában. A proaktív kommunikáció azonban túlmutat a személyes találkozókon, az információáramlásnak szabad teret kell kapnia. Ez azt jelenti, hogy több csatorna is rendelkezésre áll a csapattagok számára, ahol bármikor feltehetnek kérdéseket, megírhatják a projekttel kapcsolatos ötleteiket, félelmeiket.
Átlátható projektmenedzsment eszközök
A proaktív kommunikáció elengedhetetlen szereplői a projektmenedzsment eszközök, melyek segítik mérhetővé tenni az eredményeket, és biztosítják, hogy a célok összhangban legyenek az egyes mérföldkövekkel. Ezáltal sokkal transzparensebbé válik a csapattagok számára a teljes projekt, ami nagymértékben hozzájárul a hatékony munkavégzéshez.
Vannak olyan projektek, melyekhez nem szükséges mélyreható tudású eszköz, azonban a komplex feladatoknál már célravezető részletes ütemtervet készíteni, kisebb teendőkre bontani, így mindenki pontosan tudja, hogy milyen feladatok várnak rá, illetve a projekttársakra, és azokat milyen határidőre kell elkészíteni. A teljes kép megértése kulcsfontosságú az effektív munkához. Példának okáért ilyen digitális eszközök lehetnek a Trello, Asana, Jira, Microsoft Teams, de számos remote kollaboratív program áll rendelkezésre. El kell dönteni, hogy melyek tudják leginkább kiszolgálni a gördülékeny napi kommunikációnkat. Cégünknél igyekszünk minél több formátumot kipróbálni, hiszen minden eszközzel más-más előnyöket realizálhatunk, ami által még tovább fejleszthetjük a csapat kommunikációt.
Visszajelzés és értékelés
A rendszeres feedback és teljesítményértékelés szintén fontos a sikeres integrációhoz. A kitűzött célok elérése úgy valósulhat meg, ha a csapattagok inspiráltak és lehetőségük van a folyamatos fejlődésre. Ha még időben felszínre kerül egy-egy elakadás, akkor még könnyebben fel lehet oldani, mintha csak évek után foglalkoznánk vele. Ezek az értékelő beszélgetések azért is hasznosak, mert nem biztos, hogy a külső szakember magától is hangot adna félelmeinek, nézeteltéréseinek vagy elakadásainak. Így viszont ösztönözhetjük a kétirányú kommunikációt, egyfajta bizalmi légkör megteremtésével.
A visszajelzések során a fejlesztendő területek is áttekintésre kerülhetnek, ezek alapján pedig kijelölhetők a tanulási lehetőségek is. Ezek nem csak a jelenlegi teljesítményre, hanem a hosszú távú motivációra és fejlődésre is hatással bírnak, ezáltal elősegítve a csapatok hatékony és elkötelezett munkáját.
A Stylers-nél nagy hangsúlyt fektetünk arra, hogy rendelkezésre álljanak azok a fórumok, ahol a kollégák szabadon elmondhatják érzéseiket adott projekttel kapcsolatban. Azonkívül, hogy rendszeres időközönként tartunk 1on1 beszélgetéseket, nálunk mindig nyitott ajtók várnak mindenkire, ha elakadás vagy kérdés merül fel.
Az integráció fejlesztése
Itt még nem ér véget a történet, hiszen az integráció folyamatát bizonyos időközönként érdemes újra felülvizsgálni. A vállalat céljai, a csapattagok, sőt az IT környezete és a technológia is változnak, amit a módszereknek és az eszközöknek is le kell követniük. El kell gondolkodni azon, hogy érdemes-e új projektmenedzsment platformokat bevezetni, vagy elég a meglévőket optimalizálni.
Azok a szervezetek, ahol odafigyelnek az integráció kulcselemeire, sokkal többet tudnak kihozni a munkaerő-közvetítésből, ami eredményes csapatmunkában bontakozik ki. A folyamatok rendszeres felülvizsgálata ráadásul pozitívan hat a munkavállalókra is, akik azt érzik, hogy az együttműködés folyamatosan javul, a vállalat képes és hajlandó az innovációra. Ebben az esetben a külső szakember hosszú távon kiszolgálja az üzleti igényeket, így nem kell új erőforrás után kutatni.