A covid óta a home office a legtöbb cégnél természetessé vált. Amit korábban kivételként vagy különleges juttatásként értelmeztünk, ma már a munkavégzés egyik alapvető formája.
Az elmúlt időszakban azonban egyre több vállalat hirdeti meg az irodába való részleges vagy teljes visszatérést,beleértve az IT területen dolgozókat is. Ennek leggyakoribb okai között a közösségi élmény hiányát és a hatékonyabb együttműködés iránti igényt emelik ki, emellett sok vezető a munkahelyi hatékonyságot az irodai jelenléthez köti.

Valóban az irodai jelenlét a hatékonyabb, vagy a hibrid rendszer a legjobb megoldás? A Cornell Egyetem tanulmánya két szoftvercég esetében például azt találta, hogy hibrid munkavégzés esetén az irodák sokszor félig üresek: a napi irodai jelenlét gyakran 15-30% körül van. Hogyan érdemes az irodába való visszatérést bevezetni? Mik a legfontosabb kérdések, amiket a cégvezetőknek és HR-eseknek mérlegelniük kell? A válasz minden cégnél más lehet – és itt jön képbe a HR szerepe, hogy a döntést jól előkészítse.

10 szempont, amit érdemes átgondolni a home office szabályozás kapcsán

  1. Kikre vonatkozzon? Csak a vezetőkre, egy-egy részlegre, vagy a teljes szervezetre?
  2. Hány nap legyen kötelező? Heti 1–2 nap, csapathétfő, vagy teljesen rugalmas?
  3. Milyen feladatok igényelnek személyes jelenlétet? Pl. közös fejlesztések, brainstorming, ügyféltalálkozók.
  4. Kötelező vagy önkéntes legyen? Hogyan lehet a motivációt fenntartani ellenállás helyett?
  5. Milyen ösztönzőt adunk? Utazási támogatás, parkolási lehetőség, coworking-hozzájárulás.
  6. Van-e elég infrastruktúra? Asztalok, tárgyalók, közösségi terek – vagy hot-desk megoldás kell?
  7. Kell-e új iroda? Ha többen járnak be, a jelenlegi kapacitás elég lesz?
  8. Hogyan kommunikáljuk a változást? Egyoldalú bejelentés helyett bevonjuk a dolgozókat?
  9. Mérjük-e a hatékonyságot? Pl. projektek átfutási ideje, csapatok közötti együttműködés javulása.
  10. Mérjük-e a dolgozói elégedettséget? Hogy lássuk, mennyire támogatja őket az új szabályozás.

Na de bontsuk ki mélyebben ezeket a szempontokat.

Kikre vonatkozzon?

Az első és talán legérzékenyebb kérdés, hogy kiket érintsen a döntés. Nem mindegy, hogy a szabályozás minden munkavállalóra kiterjed, vagy csak bizonyos csoportokra.

  • Ha mindenkit érint: az egységes szabály könnyen kezelhető, de kevésbé veszi figyelembe a munkakörök közti különbségeket. Egy fejlesztőnek például más igényei vannak, mint egy sales-es kollégának.
  • Ha csak a vezetőket érinti: a menedzsment példát mutathat, de a többiekben frusztrációt kelthet, ha kettős mérce alakul ki.
  • Ha pilotként egy részlegen próbáljuk ki: előnye, hogy kísérletezhetünk és finomíthatjuk a szabályokat, mielőtt kiterjesztjük az egész szervezetre.

A lényeg: a „kire vonatkozik” kérdést mindig az adott munkakör feladataihoz kell igazítani, nem lehet sablont ráhúzni mindenkire.

Heti hány nap legyen kötelező az irodai jelenlét?

A hibrid munkavégzés egyik központi dilemmája, hogy hány napot töltsön bent a dolgozó.

  • Heti 1 nap: ez inkább szimbolikus jelenlét, de alkalmas lehet csapatmeetingekre, közös ötletelésekre.
  • Heti 2–3 nap: a legelterjedtebb modell, ami ötvözi az otthoni fókuszált munkát és a személyes együttműködés előnyeit.
  • Heti 4–5 nap: gyakorlatilag visszatérés a pre-COVID irodai rutinhoz – ez sok munkavállalónál ellenállást válthat ki, és könnyen a fluktuáció megugrásához vezethet.

A cégeknek érdemes pilotot indítani: először kisebb kötelező irodai jelenlétet tesztelni, majd az eredmények alapján finomhangolni.

Mely feladatok igényelnek személyes jelenlétet?

Nem minden munka egyforma: vannak olyan feladatok, amelyeknél az iroda valódi hozzáadott értéket jelent.

  • Egyéni, fókuszált munka: például kódolás, elemzés vagy írás – ez sokszor hatékonyabb otthon, nyugodt környezetben.
  • Csapatmunka, kreatív workshopok, brainstorming: személyesen sokkal dinamikusabb, spontánabb ötletek születnek.
  • Ügyfélmegbeszélések, prezentációk: a személyes jelenlét bizalmat épít, amit a virtuális tér nem mindig pótol.

Fontos, hogy a cég világosan kommunikálja: milyen típusú munkáknál kötelező a bejárás, és mikor elég az online jelenlét.

Kötelező, önkéntes vagy támogatott legyen a bejárás?

Ez a kérdés alapvetően meghatározza a munkavállalói élményt.

  • Kötelező bejárás: gyors, egyértelmű és kontrollált, de könnyen frusztrációt okoz, különösen, ha a dolgozók úgy érzik, otthon produktívabbak.
  • Önkéntes bejárás: rugalmas és munkavállalóbarát, de könnyen széttöredezhet a csapat, ha nem ugyanazokon a napokon járnak be a csapattagok.
  • Támogatott, de nem kötelező: pl. utazási támogatás, csapatnapok szervezése, közösségi események. Így a döntés a dolgozóé marad, de a vállalat mégis ösztönzi a személyes jelenlétet.

Az „engedjük, de támogassuk” modell sok IT-s cégnél vált be, mert így a dolgozók nem érzik kényszernek, mégis szívesen jönnek.

Milyen ösztönzőket kínálhatunk?

Ha a vállalat azt szeretné, hogy a dolgozók szívesen járjanak be, érdemes valamilyen kompenzációt kínálni. Például:

  • Anyagi támogatás: utazási költségtérítés, parkolási lehetőség, cafeteria bővítés.
  • Infrastrukturális előnyök: kényelmes iroda, ergonomikus bútorok, modern eszközök.
  • Élményalapú ösztönzők: közös reggeli, csapatépítő program, céges események.

Nem a legdrágább megoldás számít, hanem az, hogy a dolgozó úgy érezze: megéri bejárni, mert kap érte valamit, amit otthon nem.

Elég az infrastruktúra?

A Covid alatt sok cég lemondott irodaterületekről, költséget csökkentett, vagy kisebb irodába költözött.

Ha a dolgozók egy része visszatér, felmerülhetnek problémák:

  • Nem lesz mindenkinek íróasztala.
  • Kevés a tárgyaló a hibrid meetingekhez.
  • Zsúfoltak a közösségi terek, ami a munkavállalói élményt rontja, ami akár hatékonyságromláshoz is vezethet.

A HR-nek és az üzemeltetésnek előre kell számolnia azzal, hogy ha több ember jár be, bővíteni kell az irodát, új eszközöket kell beszerezni, vagy sokkal rugalmasabb rendszert kell kialakítani.

Jó tudni! Az International Workplace Group (IWG) által végzett globális kutatásban több mint 500 vezetőt kérdeztek meg a hibrid munkavégzés infrastruktúrája kapcsán. A felmérésből kiderült, hogy ezen cégek 95%-a fektetett be új technológiába annak érdekében, hogy jobb körülmények között tudjanak dolgozni az irodában és otthon is az alkalmazottak.

Új iroda vagy hot-desk rendszer?

Ha nincs elég hely, két alapvető megoldás jön szóba:

  • Nagyobb iroda: drágább, de hosszú távon stabilabb és kiszámíthatóbb.
  • Hot-desk (megosztott asztalok): rugalmasabb, a dolgozók nem fix helyhez kötődnek. Hátránya, hogy csökkenti a személyes kötődést, sokan nem szeretik „ideiglenes otthonként” kezelni az asztalukat.

A döntésnél figyelembe kell venni a céges kultúrát: ha a személyes tér fontos a dolgozóknak, a hot-desk könnyen demotiváló lehet.

Hogyan kommunikáljuk a szabályokat?

Egy rosszul kommunikált visszatérési szabály több kárt okozhat, mint hasznot.

  • Transzparencia: előre világosan kommunikálni kell, miért van szükség a változásra.
  • Bevonás: ha a dolgozók részt vesznek a döntés előkészítésében (pl. kérdőív, fórum), kevésbé érzik kényszernek.
  • Indoklás: a vezetőknek hitelesen kell képviselniük, miért fontos a közös jelenlét (pl. hatékonyabb együttműködés, tudásmegosztás).

A siker kulcsa, hogy a változás ne „fentről érkező rendeletnek” hasson, hanem közös döntésnek.

Mérjük-e a hatékonyságot?

Sok cég azzal indokolja a visszatérést, hogy az iroda növeli a hatékonyságot. Ez azonban csak akkor hiteles érv, ha valóban mérik is.

  • Gyorsabban születnek a döntések?
  • Rövidebbek a projektidők?
  • Javult a kommunikáció a részlegek között?

Ha nincsenek mérőszámok, könnyen csak érzésekre alapoz a vezetés, ami hosszú távon bizonytalanságot szülhet.

Végül: figyeljünk a dolgozói elégedettségre!

Az irodai visszatérés nem csak termelékenységi kérdés. A munkavállalói elégedettség legalább olyan fontos, különösen az IT szektorban, ahol erős a munkaerőpiaci verseny.

  • Érdemes rendszeresen felmérést készíteni a dolgozók véleményéről.
  • Biztosítani kell egy nyitott csatornát, ahol jelezhetik a problémáikat.
  • Ha az elégedettség csökken, az a fluktuációban és a teljesítményben is meg fog jelenni.

A szabályok csak akkor működnek hosszú távon, ha nem csak a cég, hanem a munkavállalók érdekeit is figyelembe veszik. Nagy részük értékeli a rugalmasságot, a nyugodtabb munkakörnyezetet és az utazási idő megtakarítását.

Lezárás – hogyan találjuk meg az egyensúlyt?

A home office kérdése mára nem csak a járvány okozta szükségmegoldásról szól, hanem arról, hogy milyen munkakultúrát szeretne kialakítani egy vállalat. Az irodába való visszatérés nem önmagában jó vagy rossz döntés: a kulcs az, hogy a vezetők tudatosan, az adott szervezet igényeire szabva hozzanak szabályokat.

Ha a hatékonyság a cél, akkor mérni kell az eredményeket, és visszajelzést kérni a csapatoktól. Ha a dolgozói elégedettség a fókusz, akkor rugalmas modelleket kell kínálni, ahol a munkavállalók beleszólhatnak, hogyan nézzen ki a mindennapi munkavégzésük. Ha a költséghatékonyság az elsődleges, akkor az iroda mérete, felszereltsége és kihasználtsága kerül a középpontba.

Tehát nem minden cégnél ugyanaz a recept. Van, ahol a teljes visszatérés a legjobb, máshol elég heti 1–2 nap közös irodanap, és akadnak olyan vállalatok is, amelyeknél a teljes home office vált be leginkább. A kérdés tehát nem az, hogy jó-e az otthoni munkavégzés, hanem az, hogy hogyan szabályozzuk úgy, hogy mind a hatékonyság, mind a dolgozói elégedettség megmaradjon. A hibrid munkavégzés feltételeinek megteremtésekor figyelembe kell venni a vállalatoknak a tehetségek megszerzésének és megtartásának jelentőségét is, ugyanis a jelentkezők nagy része ma már elutasítja azokat az álláslehetőségeket, amelyek nem teszik lehetővé a rugalmas munkavégzést.